작업의 우선순위를 4가지로 나누어 관리하는 '아이젠하워 매트릭스'란?

직장이나 일상생활에서 발생하는 여러 작업을 처리하는 방법에는 여러가지가 있습니다. 작업을 '중요하고 긴급하다', '중요하지만 긴급하지 않다', '중요하지 않지만 긴급하다', '중요하지도 긴급하지도 않다'는 4가지로 나누는 방법이 '아이젠하워 매트릭스'입니다.

The Eisenhower Matrix : Introduction & 3-Minute Video Tutorial
https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/

The Eisenhower Matrix: Introduction & 3-Minute Video Tutorial

'아이젠하워 매트릭스'라는 명칭은 미국의 제34대 대통령이었던 드와이트 D 아이젠하워가 "내가 안고있는 문제는 긴급과 중요라는 2종류가 있다. 긴급한 것이 중요한 것은 아니고, 중요한 것이 결코 긴급한 것은 아니다"라는 연설을 했다는 것에서 유래합니다. 이 연설은 1954년 노스웨스턴대학에서 개최된 세계교회협의회 제2차 총회에서 이루어진 것으로, 해당 발언은 노스웨스턴대학의 학장이었던 J 로스코 밀러 박사의 말을 인용하는 형태로 기술되어 있습니다.

'아이젠하워 매트릭스'를 표시하면 이런 느낌. 각각의 매트릭스에 배분된 작업을 왼쪽 → 오른쪽 → 왼쪽 → 오른쪽 아래의 순서대로 처리하고 있습니다.

Author:Davidjcmorris https://commons.m.wikimedia.org/wiki/File:7_habits_decision-making_matrix.png

◆ 긴급과 중요의 차이

긴급 작업은 즉각적인 대응이 필요하다는 것을 의미합니다. 이것들은 '지금'해야 할 일. 긴급 작업은 무엇보다 우선하여 처리되어야 합니다.

한편 '중요'는 장기적으로 달성하는 것이 좋은 목표 · 사명 등을 의미합니다. 일반적으로 '중요' 작업은 천천히 시간을 들여 해내는 것으로 달성하면 새로운 가능성이 발생하기도 합니다.

◆ 실제로 어떻게 배분할 것인가

1 : 중요하고 긴급하다

여기에는 즉시 처리하여야 되는 것을 분류합니다. 예를 들어 반드시 지켜야 하는 마감 직전의 작업이나 중요한 메일, 우는 아기를 달래거나 화장실 막힘을 처리하는 작업 등을 들 수 있습니다. 이러한 문제는 항상 발생하고 항상 대처할 필요가 있기 때문에 조금이라도 부담을 줄이고, 가능한 한 신속하게 대처하는 것이 중요합니다. 아기를 달래는 방법을 사전에 몇 가지 준비해두면 좋고 마감 직전의 작업은 매일 조금씩 해두면 여유를 가질지도 모릅니다.

2 : 중요하지만 긴급하지 않음

장기적으로 대처할 수 있거나 날짜가 정해져 있지 않은 것을 분류합니다. 예를 들어 한 달 후의 회의를 위한 서류 작성과 장기적인 계획의 수행, 개인적인 것이라면 운동, 취미, 자신의 미래를 위한 활동 전반 등이 해당됩니다. 본래는 태스크 소화 시간의 대부분을 이 작업의 소화에 지출해야 하는데, 대부분의 사람이 우선순위가 낮은 긴급 작업을 우선해 버려, 중요하지만 긴급하지 않은 작업은 나중에 하면 된다고 생각하는 경향이 있습니다. 이러한 사태를 방지하기 위해서는 하루 중 일정 시간을 반드시 이 작업에 할당하거나 긴급 작업이 정말 긴급한 것인지 재고하는 작업 등을 수행해야 합니다.

3 : 중요하지 않지만 긴급하다

갑자기 걸려온 전화나 동료로부터 갑자기 요청받은 일 등은 중요성이 낮지만 빨리 처리해야 하기 때문에 이것에 분류됩니다. 긴급하기 때문에 많은 사람은 이 작업을 우선하기 쉽지만, 시간을 빼앗겨 버리고 중요한 작업을 해낼 수 없게 되어버린다면 의미가 없습니다. 여기에 분류되는 작업은 타인에게 할당하거나 또는 세분화하여 그 중에서 정말 중요한 부분을 '중요하고 긴급하다'에 배분하거나 때로는 거절합니다.

4 : 중요하지도 긴급하지도 않다

하지 않아도 큰 문제가 없는 작업을 분류합니다. 소요되는 시간은 가능한 줄이도록 노력해야 합니다.